Khi bạn bắt đầu thành lập doanh nghiệp tại Mỹ – đặc biệt là với mô hình LLC hoặc Corporation – một trong những bước quan trọng không thể bỏ qua chính là đăng ký EIN. Vậy EIN là gì, tại sao nó quan trọng và làm sao để đăng ký EIN một cách chính xác và nhanh chóng? Cùng RS Global Reach giải đáp ngay sau đây!
1. EIN là gì?
EIN (Employer Identification Number), còn gọi là Số nhận dạng doanh nghiệp, là một mã số gồm 9 chữ số do Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cấp cho doanh nghiệp. Bạn có thể hiểu đơn giản EIN giống như “số CMND” của doanh nghiệp tại Mỹ – giúp xác định và quản lý hoạt động thuế.
Mọi loại hình doanh nghiệp, từ LLC, Corporation cho đến Partnership, đều cần EIN nếu:
- Có nhân viên (employee)
- Có tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
- Ký hợp đồng, phát hành hóa đơn
- Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp
Dù bạn không cư trú tại Mỹ, bạn vẫn có thể đăng ký EIN để hoạt động kinh doanh hợp pháp – miễn là bạn đi đúng quy trình.
2. EIN có gì khác với ITIN hoặc SSN?
- EIN: cấp cho doanh nghiệp (LLC, Corp, Non-profit…)
- ITIN: cấp cho cá nhân nước ngoài không đủ điều kiện có SSN nhưng cần khai thuế tại Mỹ
- SSN: số an sinh xã hội dành cho công dân, thường trú nhân Mỹ
Lưu ý: Nếu bạn là người nước ngoài, không có SSN vẫn đăng ký EIN được bằng cách gửi mẫu SS-4 đến IRS (thường qua fax hoặc gửi hồ sơ trực tiếp).
3. Quy trình đăng ký EIN – từng bước cụ thể
Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết
Trước khi bắt đầu quá trình đăng ký, bạn cần chuẩn bị các thông tin sau:
- Tên doanh nghiệp LLC (đã đăng ký với tiểu bang).
- Địa chỉ doanh nghiệp (có thể là địa chỉ Registered Agent hoặc văn phòng công ty).
- Tên và thông tin cá nhân của chủ sở hữu (bao gồm Social Security Number - SSN nếu có hoặc Individual Taxpayer Identification Number - ITIN nếu là cá nhân nước ngoài).
- Cấu trúc thuế của LLC (mặc định là pass-through, nhưng bạn có thể chọn đánh thuế như S-Corp hoặc C-Corp).
- Lĩnh vực kinh doanh (cần mô tả ngắn gọn về hoạt động kinh doanh của LLC).
Bước 2: Đăng ký EIN
- Đăng ký EIN online (dành cho công dân và thường trú nhân Hoa Kỳ):
Truy cập trang web chính thức của IRS: https://www.irs.gov. - Đăng ký EIN qua fax (dành cho doanh nghiệp nước ngoài không có SSN/ITIN):
Gửi fax đến +1 855-641-6935 (nếu từ trong nước Mỹ) hoặc +1 304-707-9471 (nếu từ nước ngoài). - Đăng ký EIN qua đường bưu điện:
Gửi đến địa chỉ: Internal Revenue Service Attn: EIN Operation Cincinnati, OH 45999, USA - Đăng ký EIN qua điện thoại (chỉ dành cho doanh nghiệp nước ngoài)
Gọi trực tiếp đến số +1 267-941-1099 (không có số miễn phí).
Thời gian làm việc: 7:00 AM - 10:00 PM (giờ miền Đông Hoa Kỳ, EST), từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.
Bước 3: Nhận và lưu trữ EIN
Sau khi được cấp EIN, doanh nghiệp sẽ nhận một thư xác nhận từ IRS (có thể qua email, fax hoặc thư giấy tùy phương thức đăng ký).
Doanh nghiệp cần lưu trữ thông tin EIN cẩn thận để sử dụng trong các thủ tục pháp lý và tài chính sau này, bên cạnh đó là nộp thuế và làm báo cáo định kỳ.
4. Những lỗi thường gặp khi đăng ký EIN
Đăng ký EIN nghe thì đơn giản, nhưng nếu bạn không quen thủ tục của IRS, rất dễ gặp các lỗi như:
- Điền sai tên hoặc sai cấu trúc LLC
- Không ghi rõ mục đích sử dụng EIN
- Chọn nhầm loại hình doanh nghiệp
- Gửi sai phương thức cho đối tượng không có SSN
→ Những lỗi này khiến hồ sơ bị hoàn trả hoặc kéo dài thời gian xử lý, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của bạn.
5. Có thể tra cứu EIN không?
Không giống mã số công ty công khai như tại Việt Nam, EIN KHÔNG tra cứu công khai qua website. Chỉ chủ sở hữu mới có quyền nhận EIN qua thư từ IRS. Trường hợp bạn mất giấy xác nhận, bạn có thể:
- Gọi trực tiếp cho IRS để xin bản sao (phải có giấy ủy quyền nếu không phải chủ sở hữu)
- Nhờ dịch vụ ủy quyền như RS Global Reach hỗ trợ lấy lại mã.
Kết luận
Dù bạn là công dân Mỹ hay người nước ngoài, việc đăng ký EIN là bước không thể thiếu nếu muốn hoạt động kinh doanh hợp pháp tại Mỹ. Nó không chỉ là mã số thuế – mà còn là chìa khóa để bạn kết nối với hệ thống tài chính – thương mại – pháp lý tại Hoa Kỳ.
