Khi bạn bắt đầu thành lập LLC tại Mỹ, một trong những yêu cầu bắt buộc mà mọi tiểu bang đều yêu cầu là doanh nghiệp phải có Registered Agent. Đây không chỉ là yếu tố pháp lý “cho có” mà còn là người gác cổng pháp lý, giúp bạn duy trì trạng thái hợp lệ của công ty, bảo vệ thông tin cá nhân và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thư từ quan trọng nào từ chính phủ. Vậy Registered Agent là gì, tại sao nó lại quan trọng và làm sao để đăng ký đúng cách? Cùng RS Global Reach tìm hiểu ngay sau đây.
1. Registered Agent là gì?
Registered Agent (Đại diện đăng ký) là một cá nhân hoặc tổ chức có địa chỉ tại bang nơi doanh nghiệp được thành lập, chịu trách nhiệm nhận:
- Thư từ chính thức từ chính quyền bang và liên bang (IRS, Secretary of State,...)
- Thông báo thuế, hồ sơ kiện tụng
- Các tài liệu pháp lý khác liên quan đến doanh nghiệp
Registered Agent được coi là “đầu mối pháp lý” của LLC trong mắt chính quyền.
2. Tại sao bạn bắt buộc phải có Registered Agent?
Việc có một Registered Agent (RA) hợp lệ không chỉ là khuyến nghị, mà là điều kiện bắt buộc để LLC của bạn được chấp thuận và duy trì tình trạng “Active”. Cụ thể, RA giúp bạn:
- Đảm bảo không bỏ lỡ thư từ quan trọng từ chính phủ (nếu bỏ lỡ có thể bị phạt hành chính hoặc giải thể công ty)
- Bảo mật địa chỉ cá nhân, bạn có thể dùng địa chỉ của RA thay vì công khai địa chỉ nhà riêng
- Duy trì tính hợp lệ của LLC tại bang, tránh bị xử lý vì không tuân thủ yêu cầu tối thiểu
- Nhận thông báo kịp thời về các hạn nộp Annual Report, thuế, hay thủ tục gia hạn
- Đặc biệt với người nước ngoài không sống tại Mỹ, Registered Agent là cầu nối bắt buộc để có thể mở và duy trì một LLC hợp pháp.
3. Ai có thể làm Registered Agent?
Có 02 cách lựa chọn chính:
- Cá nhân tự làm Registered Agent: nếu bạn sống tại Mỹ (có mã SSN) và có địa chỉ hợp lệ tại tiểu bang thành lập LLC
- Thuê dịch vụ chuyên nghiệp như RS Global Reach, phù hợp hơn nếu bạn:
- Là người nước ngoài
- Không thể theo dõi thư từ trong giờ hành chính
- Muốn bảo mật danh tính cá nhân
4. Quy trình đăng ký Registered Agent
- Việc đăng ký RA thường được thực hiện trong bước đầu tiên khi nộp Articles of Organization để thành lập công ty. Bạn sẽ cần:
- Cung cấp tên & địa chỉ đầy đủ của RA tại bang đó
- RA phải cam kết hoạt động trong giờ hành chính
- Nếu thuê dịch vụ, RA thường gửi lại cho bạn thông tin chính thức để điền vào hồ sơ
- Nếu sử dụng dịch vụ của RS Global Reach, bạn chỉ cần:
- Cung cấp tên công ty & tiểu bang thành lập
- Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tìm kiếm RA phù hợp, nhận thư và scan gửi lại ngay khi có
- Nhắc hạn nộp Annual Report, giữ công ty luôn ở trạng thái “Good Standing”
5. Rủi ro nếu không có Registered Agent hợp lệ
- LLC bị từ chối thành lập hoặc bị giải thể nếu không có RA hợp lệ
- Bỏ lỡ thư từ tòa án có thể dẫn đến kiện ngầm (default judgment)
- Bị mất các tài khoản Stripe, PayPal hoặc Amazon nếu không còn tình trạng hợp lệ
- Gặp khó khăn khi gia hạn, nộp thuế, xin EIN hoặc mở tài khoản ngân hàng
Kết luận
Dù bạn là công dân Mỹ hay người nước ngoài muốn thành lập LLC, việc có một Registered Agent hợp lệ và đáng tin cậy là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp vận hành ổn định. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là tấm chắn bảo vệ bạn khỏi những rắc rối tiềm ẩn.
💼 RS Global Reach cung cấp dịch vụ Registered Agent tại tất cả các bang, hỗ trợ đầy đủ cho non-resident, gửi thư điện tử ngay khi nhận và đồng hành nhắc hạn duy trì LLC.
